home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Danny Amor's Online Library / Danny Amor's Online Library - Volume 1.iso / html / faqs / alt / org.toastmasters / faq / part1 next >
Encoding:
Text File  |  1994-12-06  |  18.8 KB  |  391 lines

  1. Newsgroups: alt.org.toastmasters,rec.misc,misc.education,rec.answers,alt.answers,misc.answers,news.answers
  2. Path: bloom-beacon.mit.edu!news.kei.com!news.mathworks.com!usenet.eel.ufl.edu!europa.eng.gtefsd.com!howland.reston.ans.net!ix.netcom.com!netcom.com!jfurr
  3. From: jfurr@acpub.duke.edu (Joel Furr DTM)
  4. Subject: Toastmasters International FAQ part 1 of 5
  5. Message-ID: <jfurrD0EMLK.KnL@netcom.com>
  6. Followup-To: alt.org.toastmasters
  7. Sender: jfurr@netcom.com (Joel Furr)
  8. Organization: 'They' Investigation Committee
  9. Date: Tue, 6 Dec 1994 19:39:20 GMT
  10. Approved: news-answers-request@MIT.edu
  11. Lines: 377
  12. Xref: bloom-beacon.mit.edu alt.org.toastmasters:1502 rec.misc:1187 misc.education:18309 rec.answers:8821 alt.answers:6060 misc.answers:1174 news.answers:30663
  13.  
  14. Archive-name: toastmasters-faq/part1
  15. Alt-org-toastmasters-archive-name: faq/part1
  16.  
  17. alt.org.toastmasters Frequently Asked Questions part 1 of 5:
  18. What is Toastmasters International?
  19.  
  20. 1. What is Toastmasters?
  21.  
  22.      Toastmasters International is a non-profit educational
  23.      corporation headquartered in Rancho Santa Margarita, Califor-
  24.      nia.  Its mission is to improve communication and leadership
  25.      skills of its members and in general.  Mainly, this works out
  26.      to 'improving public speaking skills' but there is also a
  27.      potent leadership and management aspect to the organization if
  28.      you aspire to reach that level.
  29.  
  30.  
  31. 2. Is this just a group for people in the USA or for people who
  32. speak English?
  33.  
  34.      No.  The organization includes approximately 180,000 members
  35.      in 54 countries, including Australia, the Bahamas, Canada,
  36.      Ireland, Japan, Malaysia, Mexico, New Zealand, the Philip-
  37.      pines, Singapore, South Africa, the United Kingdom, and the
  38.      United States of America.  
  39.  
  40.      Toastmasters International publishes a complete set of
  41.      materials in English and basic materials in French, Spanish,
  42.      and Japanese.  As translators make themselves available, more
  43.      materials are translated.
  44.  
  45. 3.  How is Toastmasters organized?
  46.  
  47.      All Toastmasters members belong to one or more clubs.  Clubs
  48.      consist of at least eight members and may have forty or more. 
  49.      The recommended size for a club is twenty or more.  
  50.  
  51.      Clubs exist in communities around the world, especially in
  52.      North America, and it's a rare locality in the United States
  53.      that doesn't have at least one Toastmasters club within thirty
  54.      minutes' driving time.  There are, at present, over 8,000
  55.      clubs around the world, and most of them are in the United
  56.      States.  
  57.  
  58.      There are many sorts of clubs: community clubs, military
  59.      clubs, company clubs, prison clubs, collegiate clubs, and so
  60.      on.  At this time, the majority of the *new* clubs being
  61.      chartered are 'company clubs', i.e. clubs chartered at and
  62.      meeting at businesses and organizations, in many cases open
  63.      only to employees or members of those organizations.  Never
  64.      fear, however; there are thousands of community clubs already
  65.      in existence as well.
  66.  
  67. 4.  Where can I find a club?
  68.  
  69.      If you'd like to visit a club meeting, simply telephone
  70.      Toastmasters International World Headquarters at (714) 858-
  71.      8255 and ask for the locations of the clubs near you. 
  72.      Alternately, drop a postcard to TI WHQ, P.O. Box 9052, Mission
  73.      Viejo CA 92690 and ask for the local clubs' listings.  You may
  74.      be VERY surprised by how many clubs there are in your area. 
  75.      Quite a few clubs don't get around to advertising in the
  76.      newspaper.  
  77.  
  78.      If you'd like to find a club via email, email drex@kaiwan.com
  79.      and ask.  Dan Rex is in charge of marketing and extension at 
  80.      Toastmasters International World Headquarters and can look the
  81.      local clubs up for you off their computers, but he needs to know
  82.      where you live and what type of club you're interested in:
  83.      morning, noon, evening, etc.  Don't delay!  Ask now!
  84.  
  85.  
  86. 5. Do I have to ask permission before attending a meeting of a club
  87. in my area?
  88.  
  89.      Usually no.  
  90.  
  91.      If you're visiting a community club, it might not be a bad
  92.      idea to let them know you're coming so they can tell you any
  93.      details like what time members arrive to eat and what time
  94.      members who don't come to eat arrive, but community clubs are
  95.      almost always open to all and they'll be delighted to have you
  96.      come to the meeting.
  97.  
  98.      Clubs that meet at companies and organizations, on military
  99.      bases, or in prisons are often, but not always, restricted to
  100.      members or employees of the sponsoring body.  These clubs are
  101.      happy to have guests but you sometimes need to call ahead to
  102.      get through security or to find out specifically where the
  103.      club meets.
  104.  
  105.      Unlike some other organizations, where one must have a
  106.      sponsoring member who _invites_ you to the meeting and
  107.      introduces you to the group, Toastmasters welcomes all guests. 
  108.      If the club is open to membership from the community, you will
  109.      usually be offered a membership application at the end of the
  110.      meeting.
  111.  
  112. 6. Is Toastmasters a social or drinking organization in some
  113. regard?
  114.  
  115.      The name "Toastmasters" is a holdover from the founding of the
  116.      organization, when one of the main types of public speaking a
  117.      member of society would engage in was after-dinner speaking,
  118.      a.k.a. toastmastering.  It is rare that formal drinking and
  119.      toasts take place, and these are usually at major banquets or
  120.      conferences.
  121.  
  122.      In general, though, you'll find two types of clubs: those that
  123.      have a meal with their meetings and those that don't.  Clubs
  124.      that have a meal with their meeting may charge their members
  125.      for the meals in advance and pay the restaurant in one lump
  126.      sum or may have members order off the menu.  Since breakfast
  127.      and lunch clubs are popular with the business community, you
  128.      can often kill two birds with one stone by joining Toastmas-
  129.      ters: educating yourself and having a meal with business
  130.      associates.  You'll also find some clubs that get meeting
  131.      space by having dinner before their meetings -- and half the
  132.      members wait until dinner is over to arrive.  There's infinite
  133.      variety to it all.  This is one good reason to call in
  134.      advance.
  135.  
  136.      Many clubs do *not* have meals with their meetings, though. 
  137.      Quite a few clubs meet after dinnertime in a public meeting
  138.      room at a bank or library or at a church, have their meeting,
  139.      and go home. 
  140.  
  141. 7. What happens at a meeting?
  142.  
  143.      The format varies slightly from club to club, but the basics
  144.      include: 
  145.           * the business meeting (usually very brief)
  146.           * introduction of the Toastmaster of the Meeting, who
  147.           presides over the program that day and explains the
  148.           meeting as it goes along
  149.           * prepared speeches from members (of which more below)
  150.           * impromptu speeches from members (also known as Table
  151.           Topics, of which more below)
  152.           * oral evaluations of the prepared speeches (of which
  153.           more below)
  154.           * reports from other evaluation personnel, such as speech
  155.           timer, grammarian, "ah" counter, wordmaster, and General
  156.           Evaluator.
  157.  
  158.      Meetings last anywhere from one hour (especially at lunch or
  159.      breakfast) to three hours (if the club meets infrequently or
  160.      has long-winded speakers).
  161.  
  162. 8. What's a "prepared speech?"
  163.  
  164.      When you join Toastmasters (see the "Membership" FAQ) you
  165.      receive a basic speaking manual with ten speech projects. 
  166.      Each project calls on you to prepare a speech on a subject of
  167.      your own choosing but using certain speaking principles.  Each
  168.      manual project lists the objectives for that speech and
  169.      includes a written checklist for your evaluator to use when
  170.      evaluating the speech.  Thus, if you're scheduled to speak at
  171.      a meeting, you generally pull out your manual a week or two in
  172.      advance and put together a speech on whatever you like but
  173.      paying attention to your goals and objectives for that speech. 
  174.      Then, when you go to the meeting, you hand your manual to your
  175.      evaluator and that person makes written comments on the
  176.      checklist while you speak.  At the end of the meeting, that
  177.      person (your evaluator) will rise to give oral commentary as
  178.      well.  The purpose of the extensive preparation and commentary
  179.      is to show you what you're doing well, what you need to work
  180.      on, and driving these lessons home so you're constantly
  181.      improving.
  182.  
  183. 9. What speech projects are there for me to work on?
  184.  
  185.      In the basic ("Communication and Leadership" manual), there
  186.      are ten speech projects:
  187.  
  188.  
  189.      1. Icebreaker - 4 to 6 minutes - getting over nervousness by
  190.           introducing yourself to the club.
  191.      2. Be In Earnest - 5 to 7 minutes - continue to get over
  192.           nervousness by speaking about something you believe
  193.           deeply in.
  194.      3. Organize Your Speech - 5 to 7 minutes - work on giving a
  195.           well-organized speech.
  196.      4. Show What You Mean - 5 to 7 minutes - not a "Show and Tell"
  197.           speech, this project calls on you to work with gestures
  198.           and body language during your speech.  Unfortunately,
  199.           many members somehow confuse the issue and show up with
  200.           a bag full of props that they use in a "Show and Tell"
  201.           style speech.  Don't do that.
  202.      5. Vocal Variety - 5 to 7 minutes - work on rate of delivery,
  203.           volume, speed, pitch, emphasis, etc.
  204.      6. Work with Words - 5 to 7 minutes - work on proper word
  205.           choice, avoiding jargon and generalizations, etc.
  206.      7. Apply Your Skills - 5 to 7 minutes - go back and practice
  207.           everything you've learned up to this point.
  208.      8. Be Persuasive - 6 to 8 minutes - give a persuasive speech
  209.           on a controversial issue.
  210.      9. Speak With Knowledge - 7 minutes, plus or minus 30 seconds
  211.           - research an issue, write a speech, and then *read* that
  212.           speech to the audience (as opposed to using notecards or
  213.           notes or whatever you used for the previous eight
  214.           speeches)... and have it well-rehearsed, so it doesn't
  215.           run long or end too soon.
  216.      10. Inspire Your Audience - 8 to 10 minutes - The final speech
  217.           in the manual calls on you to move and inspire your
  218.           audience in a well-presented and well-prepared speech.
  219.  
  220.      As you can see, all ten projects above are wide-open for you
  221.      to choose whatever topic you like.  Even if you pick a
  222.      controversial subject, most Toastmasters audiences will
  223.      evaluate you on how well you presented your subject, not on
  224.      whether they agreed with you or not.
  225.  
  226.      For further information about the speaking program, see the
  227.      "Educational Advancement FAQ."
  228.  
  229. 10. What is "Table Topics?"
  230.  
  231.      Table Topics is fun!  It's also terrifying.  Basically, it
  232.      calls on you, the guest or member, to present a one to two
  233.      minute impromptu speech on a subject not known to you until
  234.      the moment you get up to speak!  A member of the club assigned
  235.      to be Topicsmaster will prepare a few impromptu topics and
  236.      call on members (or guests, if they've given assent in advance
  237.      to being called on) to stand up and speak on the topic. 
  238.      Topics might include current events (e.g. "What would you do
  239.      about Haitian boat people if you were President?") or philoso-
  240.      phy ("If you had no shoes and met a man who had no feet, how
  241.      would you feel?") or the wacky ("Reach into this bag.  Pull an
  242.      item out.  Tell us about it.").
  243.  
  244. 11. What is Evaluation?
  245.  
  246.      The Evaluation program is the third of the three main parts to
  247.      the meeting.  All prepared speakers, as noted above, should
  248.      have their speaking manuals with them and should have passed
  249.      them on to the evaluators beforehand.  During the speech, and
  250.      after, each person's evaluator should make written notes and
  251.      furthermore, plan what to say during the two to three minute
  252.      oral evaluation.  Evaluation is tough to do well because it
  253.      requires an evaluator to do more than say "here's what you did
  254.      wrong."  A good evaluator will say "here's what you did
  255.      _well_, and here's why doing that was good, and here are some
  256.      things you might want to work on for your next speech, and
  257.      here's how you might work on them."  It's important to
  258.      remember that the evaluator is just one point of view,
  259.      although one that has focused in on your speech closely. 
  260.      Other members of the audience can and should give you written
  261.      or spoken comments on aspects of your speech they feel
  262.      important.
  263.  
  264. 12.  What's all this emphasis on time limits?
  265.  
  266.      As noted above, speeches have time limits, Table Topics have
  267.      time limits (1-2 minutes, usually) and evaluations have time
  268.      limits (2-3 minutes, usually).  This is in order to drive home
  269.      the point that a good speaker makes effective use of the time
  270.      allotted and does not keep going and going and going until the
  271.      audience is bored.  In the real world, quite often there are
  272.      practical limits on how long a meeting can or should go; by
  273.      setting time limits on speeches and presentations, partici-
  274.      pants learn brevity and time management and the club meeting
  275.      itself can be expected to end on schedule.
  276.  
  277.      Time limits are rarely enforced to the letter.  In only a few
  278.      situations will you find yourself cut off if you go too long,
  279.      and that's up to the individual club.  Most clubs don't cut
  280.      speakers off if they go overtime.  
  281.  
  282.      It is common for clubs to use a set of timing lights to warn
  283.      the speakers of the advance of time.  All speeches and
  284.      presentations have a time limit expressed as an interval, e.g.
  285.      5 to 7 minutes.  A green light would be shown at 5 minutes,
  286.      amber at 6, and red at 7.  In Table Topics, the lights would
  287.      go 1, 1.5, and 2 minutes respectively.  When the green light
  288.      comes on, you've at least spoken enough, though you need not
  289.      finish right away, and when the yellow light comes on, you
  290.      should begin wrapping up.  If you're not done by the time the
  291.      red light comes on, you should finish as soon as possible
  292.      without mangling the ending of your speech.
  293.  
  294.      The only times you're actually *penalized* for going over or
  295.      under time is in speaking competition; in speech contests (see
  296.      the "Contests FAQ") you must remain within the interval or be
  297.      disqualified.  
  298.  
  299.      Some clubs hold an audience vote for "best speaker," "best
  300.      topic speaker," and "best evaluator" during the meeting and
  301.      it's a practice in some clubs to disqualify people who go over
  302.      or under time from these meeting awards.  Check with the
  303.      particular club to see what they do.
  304.  
  305. 13. Why all this structure to the meeting?
  306.  
  307.      If meetings sound complicated, we're sorry.  Meetings general-
  308.      ly are not complicated once you get used to the timing lights
  309.      in the back and the different roles members of the group play. 
  310.      Since the average club is expected to have 20 or more members,
  311.      you need a lot of roles for people to play in order to involve
  312.      everyone.  And, since meeting assignments vary from meeting to
  313.      meeting, everyone gets practice doing everything over the
  314.      course of several meetings.  One meeting, you'll be assigned
  315.      to give a speech; the next, you might be timer; the next, you
  316.      might be the Toastmaster of the Meeting, running the whole
  317.      show.  It keeps you flexible and it keeps you from having to
  318.      prepare a speech EVERY meeting, which would get old quickly.
  319.  
  320. 14. I'm scared to death of speaking!  Why should I look into
  321. Toastmasters?
  322.  
  323.      EVERYONE is afraid of speaking.  In poll after poll, "public
  324.      speaking" comes up as more feared than "death."  Public
  325.      speaking is the nation's #1 fear.  You are no different.  Even
  326.      if you think you're really good at speaking, there will come
  327.      times when your heart stops and your palms sweat and you
  328.      freeze before an audience.  Toastmasters can help with that.
  329.  
  330.      Remember that EVERYONE in a Toastmasters club is there because
  331.      at some point they realized they needed help communicating and
  332.      speaking before audiences.  Almost everyone will remember how
  333.      wretched they felt when they gave their first speech.  You may
  334.      be startled to find out how supportive a Toastmasters club
  335.      really can be.  [The author of this FAQ recruited a friend to
  336.      Toastmasters who was so overwrought and nervous that she
  337.      sobbed as if her heart was broken after her first speech. 
  338.      Ditto for the second.  Some tears after the third.  Eventually
  339.      she realized that we weren't going to eat her alive and she
  340.      came to enjoy it.  By the time she earned her CTM, she
  341.      consistently won "best speaker" votes at our meetings.]
  342.  
  343.      If you're aware how nervous you are but aren't convinced that
  344.      you should do anything about it, stop and think what skill is
  345.      more important than any other when it comes to getting and
  346.      keeping a good job?
  347.  
  348.      Think you're already an excellent speaker?  People who think
  349.      they're really good sometimes come into Toastmasters and find
  350.      out how unstructured and sloppy they really are.  Being
  351.      comfortable doesn't mean that you're actually GOOD.  Even if
  352.      you ARE good, you can always get better.  Toastmasters can
  353.      give you a lot of skills and keep good speakers improving.
  354.  
  355.      If you still don't know whether you'd like Toastmasters, why
  356.      not visit a meeting?  If you still don't think it's your cup
  357.      of tea, we'll still be happy you came by.
  358.  
  359. 15. How is Toastmasters more beneficial than other forms of
  360. speaking improvement?
  361.  
  362.      College and high school courses in public speaking usually
  363.      involve the students sitting through dozens of lectures
  364.      followed by one or two speaking opportunities.  When the
  365.      speeches are over, you get a grade.  Often, you get graded on
  366.      what you did wrong.  This isn't a way to build reassurance and
  367.      motivation.  Then too, you rarely get much of a chance to
  368.      practice by doing.  You get up at the end of the semester,
  369.      give your speech, and sit down.  Toastmasters is constant
  370.      reinforcement and constant improvement.  You learn by doing,
  371.      not by sitting there while someone lectures for hours.
  372.  
  373.      For-profit courses such as Dale Carnegie can be very good for
  374.      their participants.  They also cost a lot and when they're
  375.      over, they're over.  Toastmasters costs $36 per year (plus
  376.      club dues, if any) and it can last a lifetime.
  377.  
  378. 16. Where should I go for further information?
  379.  
  380.      See the Membership FAQ, the Educational Advancement FAQ, the
  381.      Leadership and Organization FAQ, and the Miscellany FAQ.  Ask
  382.      questions in alt.org.toastmasters.  Write the poster of this
  383.      FAQ.  Call Toastmasters International at 1-714-858-8255. 
  384.      Write Toastmasters International at P.O. Box 9052, Mission
  385.      Viejo, California, 92690-7052.
  386.  
  387. Toastmasters is a great organization!  Check it out!
  388.  
  389.  
  390.  
  391.